Chứng Từ Thanh Toán Là Gì

Chứng từ kế toán là tài liệu dùng làm căn cứ để ghi các loại sổ sách kế toán. Vì vậy, người làm công tác kế toán cần phải hiểu rõ chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán gồm những loại nào? Loại chứng từ nào doanh nghiệp bắt buộc phải có? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp các câu hỏi trên.

Nội dung và sự hợp lệ của các chứng từ kế toán

Nội dung của chứng từ kế toán được cấu thành từ những yếu tố sau:

Yếu tố cơ bản cần phải có để cấu thành nên chứng từ kế toán bao gồm: tên chứng từ; ngày tháng năm lập; tên, địa chỉ bên lập và bên nhận chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế; các thông số về số lượng, đơn giá, số tiền bằng số, bằng chữ; chữ ký của những người có liên quan.

Lưu ý: đối với chứng từ thể hiện quan hệ giữa các pháp nhân thì cần có chữ ký của người đứng đầu đơn vị, ký và đóng dấu.

Yếu tố bổ sung không bắt buộc, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của các bên mà có thể bổ sung thêm vào chứng từ kế toán như: phương thức thanh toán, cách thức bán hàng, nhận hàng…

Sự hợp lệ của chứng từ kế toán cần đáp ứng những tiêu chí sau:

Tính pháp lý: Chứng từ cần có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, các bên liên quan để đảm bảo tính pháp lý. Đó là cơ sở để tránh những tranh chấp xảy ra, trường hợp nếu có tranh chấp thì chứng từ sẽ là căn cứ để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên.

Đúng pháp luật: Với những chứng từ được Nhà nước quy định mẫu thì cần tuân thủ đúng hình thức và nội dung khi lập thì chứng từ mới hợp lệ. Đồng thời, cần đầy đủ nội dung và chữ ký của các bên.

Tính trung thực: Cần đảm bảo những nội dung ghi trong chứng từ kế toán thực tế có phát sinh, không được phép bịa đặt bởi đây là căn cứ chứng minh, xử phạt theo quy định của pháp luật nếu có sai phạm.

Tính rõ ràng: Các nội dung trên chứng từ kế toán cần trình bày rõ ràng, mạch lạc, câu từ dễ hiểu. Sử dụng mực vĩnh viễn, tránh các loại mực không được phép sử dụng trong kế toán như: bút chì, mực phai, mực đỏ…

Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng

Giấy báo nợ là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp chi tại ngân hàng

Giấy báo có là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp thu tại ngân hàng

Giấy nhận nợ là chứng từ thể hiện số tiền ngân hàng cho doanh nghiệp vay, có đủ thông tin về ngày, tháng, năm, số tiền, thời hạn thanh toán…

Ủy nhiệm chi là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp qua hình thức chuyển khoản.

Séc là chứng từ để giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

Các chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng và bán hàng

Dựa vào các chứng từ sau đây mà các hoạt động mua hàng và bán hàng sẽ được ghi sổ kế toán: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào/ đầu ra, biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản kiểm kê hàng hóa, hợp đồng kinh tế…

Các chứng từ liên quan đến doanh thu, chi phí hoạt động kinh doanh

Kế toán sẽ phản ánh và ghi sổ vào các tài khoản số hiệu loại 5 (511, 515, 521) và loại 6 (611, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 635, 641, 642) về doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hạch toán kế toán thì cần căn cứ vào các chứng từ như: các phiếu kế toán (phiếu thu, phiếu chi…), hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn giá trị tăng trưởng,…

Bước 3: Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ kế toán

Để chứng từ kế toán được chuẩn xác nhất và đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, các chứng từ kế toán cần được kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung sau đây:

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các nội dung trên chứng từ kế toán;

Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp theo quy định của pháp luật và Nhà nước về hình thức và nội dung chứng từ

So sánh và kiểm tra tính đúng đắn của số liệu, có phát sinh thực tế hay không? đúng với thực tế phát sinh hay chưa?

Đối với các chứng từ nội bộ cần kiểm tra việc chấp hành quy định của doanh nghiệp

Chứng từ kế toán là gì? Ví dụ về chứng từ kế toán

Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán được lập theo trình tự, thủ tục, hình thức do pháp luật quy định. Căn cứ vào Điều 16 Luật Kế toán 2015, trên chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:

Loại chứng từ nào là bắt buộc?

Tất cả các loại chứng từ đều là bắt buộc phải lập nếu có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan.

Quy định bắt buộc phải tuân theo của các loại chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ theo Điều 18 mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015, việc lập chứng từ phải theo mẫu và phải tuân theo các quy định sau:

Chứng từ kế toán có liên quan đến tiền mặt

Sổ kế toán tài khoản 111 là nơi ghi chép các chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt. Bao gồm các loại chứng từ kế toán như: phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, giấy đề nghị tạm ứng tiền, giấy đề nghị thanh toán tiền tamn ứng, biên lai thu, biên lai chi, bảng kiểm kê quỹ tiền VND…

Chứng từ kế toán có liên quan đến ngân hàng

Chứng từ này bao gồm các hoạt động có mối liên hệ với ngân hàng như: giấy báo nợ, rút tiền ngân hàng, gửi tiền ngân hàng, ủy nhiệm thu, séc…Vì vậy, khi ghi vào sổ cái tài khoản 112 các chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng cần căn cứ vào: séc rút tiền mặt, giấy ủy nhiệm chi, giấy báo có…

Chứng từ kế toán tiền lương

Bảng chấm công là chứng từ ghi chép ngày công làm việc trong tháng cho người lao động và cán bộ nhân viên, làm căn cứ để tính lương và thưởng, phụ cấp và các chế độ khác cho người lao động.

Bảng thanh toán tiền lương là căn cứ để chi trả lương cho người lao động và là cơ sở để các cơ quan ban ngành thanh, kiểm tra đơn vị.

Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán giúp nhà quản trị đánh giá chất lượng của kế toán trong tổ chức, doanh nghiệp

Chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi sổ và thực hiện một số công việc kế toán ban đầu

Là cơ sở pháp lý cho những nghiệp vụ đã phát sinh và hoàn thành tại doanh nghiệp

Là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, quyết toán tại doanh nghiệp và xác định được mức độ sai phạm để ra quyết định xử phạt khi cần thiết.

Tác dụng của chứng từ kế toán

Trong công tác kế toán doanh nghiệp thì tác dụng của chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán có tác dụng rất lớn và không thể thiếu trong việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán là bước đầu tiên ghi nhận việc phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính, nó là căn cứ để ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán. Vì thế, chứng từ kế toán chứng minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ được ghi nhận trên sổ sách kế toán.

Chứng từ kế toán là phương tiện để cấp quản lý doanh nghiệp truyền đạt công việc xuống các bộ phận thực hiện. Chứng từ kế toán cũng là căn cứ để kiểm tra sự hoàn thành các đầu việc trong việc sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp, kiện tụng giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với các cơ quan pháp luật.

Đối với Nhà nước, chứng từ kế toán là căn cứ ghi nhận và kiểm tra việc hoàn thành các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công việc kế toán doanh nghiệp. Việc hiểu rõ chứng từ kế toán là gì và các quy định pháp luật về việc lập, kiểm tra, và lưu trữ các loại chứng từ kế toán là nhiệm vụ quan trọng và bắt buộc đối với mỗi người làm công tác kế toán.

Vì thế kế toán cần liên tục cập nhật các quy định, hướng dẫn về chứng từ kế toán và tìm hiểu các thông tin liên quan đến chứng từ kế toán để thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp chi tiết.

Để cung cấp đầy đủ và phản ánh kịp thời cho việc chỉ đạo và quản lý kinh tế bắt buộc  phải dựa vào hạch toán kế toán. Nhưng muốn hạch toán kế toán chính xác thì đòi hỏi phải sử dụng các chứng từ kế toán. Vậy chứng từ kế toán là gì và nó có những loại nào? Để giúp các bạn giải đáp các thắc mắc trên, hãy cùng Học viện TACA tìm hiểu những thông tin hữu ích qua bài viết sau đây.

Khái niệm về chứng từ kế toán được ghi rõ trong luật Kế toán năm 2015. Đây là những loại giấy tờ hay những vật mang tin ghi nhận, phản án được nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại doanh nghiệp và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.